信息服务
办公指南
会议纪要
规章制度
院长信箱
文件下载

信息学院公文办理流程

来源: 点击: 时间: 2014年10月11日 15:41

 

为规范学院机关公文办理程序,强化公文办理责任意识,针对学院公文办理的实际情况,进一步明确公文办理流程如下:  

一、纸质公文  

1、文件来源  

学校办公室转来的各类文件,校长信箱来信处理文件,学校督办文件及会议纪要、上级组织下发文件等。  

2、公文办理  

文件登记、传阅、催办、归档均由办公室负责,领导之间、干事之间不得横传。  

1)文件登记  

来文后,由办公室初阅,根据文件类型在当年《中南大学收文登记簿》(以下简称《登记簿》)分类登记,并在二级审批单上填写办公室意见,拟请主管领导阅示,若为督办文件,则在《登记簿》“上报情况”一栏标注文件办结日期,并在二级审批单上标示。  

2)文件传阅  

主管领导根据文件内容在二级审批单上填写领导批阅意见,请相应分管领导阅处;  

分管领导在“承办科室签收”一栏填写阅处意见,请干事牵头处理;  

干事在“承办科室签收”一栏填写处理结果;  

以上文件批阅各环节均由办公室在《登记簿》“催办情况”一栏做相应登记。  

若为督办文件,原则上在文件办结日期前两日内由办公室及时提醒催办,文件完成后,由承办干事在二级审批单“备注”一栏填写办结情况,并在《登记簿》“催办一栏”做相应登记,需返还原处的文件及时返还原件。  

3、公文归档  

1)办结文件  

已阅完的阅知性文件或已办结批办性文件,当日内登记存档。  

2)归档文件  

每年5月份针对上一年度的文件进行年度归档。  

二、网上公文  

1、文件来源  

学校办公室通过OA系统转来的各类文件和校长信箱处理文件等。  

2、公文办理  

文件接收、转收文、送拟办、送批阅、送承办、送办结均由办公室负责,领导之间、干事之间不得横传。  

1)文件办理  

网上来文后,办公室在原处理笺“承办单位”一栏签收,在二级审批单上填写拟办意见;  

主管领导根据文件内容在二级单位收文处理笺上填写批阅意见,请相应分管副职阅处;  

分管副职在“批阅意见”一栏填写阅处意见,请干事牵头处理;  

干事在“承办科室”一栏签收,填写处理意见;  

文件处理完毕后,由办公室送办结至学校办公室。  

以上文件处理各环节均由办公室在OA系统上进行提交,并在《登记簿》上做相应登记,以做备案。  

若为督办文件,原则上在文件办结日期前两日内由办公室及时提醒催办,文件完成后,由承办干事在“承办科室”一栏填写办理情况。  

2)校长信箱信件办理  

网上来信后,办公室提交主管领导阅示,主管领导阅示后根据校领导批示及信件内容,填写批阅意见,请相应分管领导阅处;  

办公室根据领导批阅意见,提交分管领导阅处,分管领导提交干事办理;  

干事办理完结后填写来信答复,分管领导确认无误后,由办公室提交主管领导审批;  

主管领导查阅批准后,由办公室送归档至学校办公室。  

信件由办公室及时提醒催办,来信答复完成后,在《登记簿》上做相应登记,以做备案。  

3、公文归档  

1)办结文件  

已阅完的阅知性文件或已办结批办性文件,当日内在OA系统打印,于《登记簿》登记存档。  

2)归档文件  

每年5月份针对上一年度的文件进行年度归档。


返回首页

上一条:信息科学与工程学院研究团队管理办法(试行)

下一条:信息学院机关接待及用餐制度