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学院仪器设备建账建卡须知

来源: 点击: 时间: 2017年03月15日 16:41

一、当月登记的设备原则上应当月到学院资产干事处办理建账,然后到资产管理处办理审核建卡手续。每年12月24日以后不再办理当年建账、建卡手续。已经在网上登记的设备超过此期限的,仪器设备管理系统将自动删除移动数据,需重新录入信息。

二、仪器设备验收单必须有学院资产干事、领用人、经办人三方亲笔签名盖章,且签字人与网上录入的名字一致。

三、办理建账、建卡手续的办理人员须是本校在职职工,凡离退休职工、学生、供应商等其他人员一律谢绝办理。

四、自制设备需经过购置主(附件)、组装、试运行等阶段,待各项规定的技术指标达到要求并验收合格后减震、建卡。办理建账建卡手续时,须凭购置组装件的原始发票、合同或申购单及自制设备验收报告。

五、接受国内外捐赠或调入学院的仪器设备,须凭有关文件资料或参考同类仪器设备的市场价值经估价后建账、建卡。

六、用横向科研经费代委托方购置的仪器设备不需建账、建卡。但在计财处办理报账时,须提供科研合同副本(合同中应有相关的条款表明仪器设备的产权不属于学校)和委托方已签章的代购单等凭证。

七、在用仪器设备进行配件更新,经办人须携带该仪器设备的旧配件、卡片、发票及从资产处下载并按要求填写的“中南大学仪器设备附件以旧换新申报表”、总价超过1000元的须携带加盖“中南大学仪器设备采购合同章”的申购单或合同办理以旧换新手续。学院收回旧配件后交资产处有关人员在备注栏填写新配置项目,并在发票背面盖“以旧换新”章和签名。

八、在用仪器设备的主机需增添专用附件、配件、仪器或仪表时,经办人凭发票和该仪器设备卡片、总价超过1000元的须携带加盖“中南大学仪器设备采购合同章”的申购单或合同到学院资产干事办理中南大学仪器设备增减值验收单后至资产处审核。有关价值增减情况,由资产处有关人员登记在卡片上“价值增减记录”的有关栏内。

九、低值品建账后以验收单代卡片。

十、仪器设备录入时需注意以下几点:

1、10万元以上成套设备必须先办理验收手续,在验收前填好成套设备验收表和明细表或大型仪器设备验收报告单。

2、当同一单位(单位代码相同)同时购买相同型号、规格、单价的设备,可在“成批条数”字段录入设备台数。如一批设备的领用人或存放地点、出厂号不同,则须在附单中录入,并打印两份附单。

3、仪器设备名称如电脑,统一为“微型电子计算机”,“笔记本电脑”,“平板电脑”;空调名称统一为“分体式空调”或“柜式空调”。

4、型号和规格不一致,电脑的“型号”栏填品牌型号,如“联想启天M430E”,“规格”栏填CPU/内存/硬盘/显示器/光驱/独立网卡或显卡的型号规格。平板电脑、服务器、工作站等配置参照电脑配置。

5、生产厂家与供货商是两个概念,生产厂家需填写全称,不得只写品牌货供应商。

6、如果仪器设备为进口设备,则需要折算成人民币,还需要在外币单价栏填写外币单价,在杂费栏填写代理费、税费等费用。将进口合同号填写在备注栏,外币单位默认美元,除美元外其他外币单位备注栏注明。

7、存放地点须填写具体的楼栋号和门牌号。

8、如设备有附件可录在备注栏,尽量标明附件价格,注意设备单价包含附件的价格。

9、低值设备录入时一批同名称、单价、型号、规格的设备在录入时有几台件成批条数录入就为几。注意:录入时数量只能为“1”,单价等于金额。每台设备必须有一个低值品编号。

 

 

学院仪器设备建账建卡流程

 

1、办理建账所需提供的相关数据如下:所购设备的型号规格、生产厂家、出厂序列号、领用人、具体存放地点、科研账号等(电脑类设备还需提供CPU型号/内存/硬盘/显卡型号/屏幕尺寸/有无光驱等)。

2、教职工持三人签字的发票、仪器设备申购单一式两份(2万元以上的还需提供合同)、到学院资产干事处办理设备建账手续

3、资产干事在仪器设备管理系统或低值品管理系统中录入信息并打印验收单,确认无误后,资产干事、领用人、经办人分别签字

资产干事、领用人、经手人核对信息并签字

4、经办人持验收单等材料到三办506齐老师处审批签字,再到三办507办理审核建卡手续

5、经办人将卡片或低值品验收单中的一联交学院资产干事、将条码标签粘贴到设备的合适位置、持加盖“已建账”或“已建卡”印章的验收单和其他单据到财务处报账

说明:

1、单台10万元以上的设备需《中南大学大型精密贵重仪器设备验收报告》

2、10万元以上的成批(套)设备需《中南大学10万元以上的成批(套)仪器设备验收报告单》及仪器验收明细表

3、10万元以上软件需《中南大学软件项目验收报告》

4、40万元以上设备还需提交发票复印件

5、40万元以上进口设备还需提交银行水单、杂费清单、财务清单复印件


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